Datenschutzerklärung

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website und bei einer Kontaktaufnahme verarbeitet werden. Die Website stellt Reqavio vor und nimmt unverbindliche Pilotanfragen entgegen. Die interaktive Demo arbeitet mit Beispieldaten.

1. Verantwortlicher

2. Geltungsbereich

Diese Hinweise betreffen den Besuch der Reqavio-Website und die Kontaktaufnahme über ihr Pilotformular oder per E-Mail. Sie gelten nicht als Datenschutzkonzept für einen späteren Betrieb der lokalen Software mit den Kundenpostfächern eines Pilotbetriebs. Hierfür sind vor einer Anbindung gesonderte Vereinbarungen und Informationen erforderlich.

3. Website-Aufruf und Hosting

Die Website wird über Sites von OpenAI bereitgestellt. Die technische Auslieferung, der serverseitige Formularendpunkt und die Datenbank verwenden Cloudflare-Infrastruktur. Zur Bereitstellung und Absicherung werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse sowie die vom Browser übermittelten Geräte-, Browser- und Protokollinformationen. Der eigene Anwendungscode führt kein zusätzliches Besucheranalyse-Protokoll.

Die Website ist öffentlich unter reqavio.de erreichbar. Für den Besuch und die Nutzung des Pilotformulars ist kein Benutzerkonto erforderlich. Falls die Hostingplattform bei einem bereits angemeldeten Besuch eine Nutzerkennung übermittelt, verwendet der Formularcode diese ausschließlich als Ersatz für die Verbindungskennung beim Missbrauchsschutz. Eine gegebenenfalls übermittelte Anmelde-E-Mail wird nicht automatisch in das Formular übernommen.

Für die von uns veranlasste technische Bereitstellung und Absicherung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind der sichere Betrieb und die Bereitstellung dieser Website. Vertragspartner für die Auftragsverarbeitung des in Deutschland ansässigen Betreibers ist OpenAI Ireland Ltd., Irland. Für die im Auftrag gehosteten Besucherdaten gilt das ChatGPT Sites Data Processing Addendum. Technische Dienstleister werden entsprechend der OpenAI-Unterauftragnehmerliste eingesetzt. Die Verarbeitung deines eigenen OpenAI-Kontos durch OpenAI richtet sich zusätzlich nach dessen Datenschutzhinweisen.

Informationen der Plattformanbieter: OpenAI-Datenschutzhinweise und Cloudflare-Datenschutzhinweise.

4. Pilotformular und E-Mail-Kontakt

Wir verarbeiten die von dir übermittelten Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen oder Tätigkeit, gegebenenfalls Website, Anzahl der Anfragen pro Woche, ausgewählte Kommunikationskanäle und deine Beschreibung. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen oder Tätigkeit sowie die Beschreibung sind Pflichtangaben. Das Anfragevolumen wird als ausgewählter Kategorienwert mitgesendet; die Website und die Auswahl der Kommunikationskanäle sind optional. Du musst diese Angaben nicht bereitstellen; ohne sie kann das Formular jedoch nicht abgesendet werden. Die Website kann auch ohne Nutzung des Formulars besucht werden.

Die Angaben dienen der Beantwortung deiner Anfrage, der Prüfung eines möglichen Pilotprojekts und der Kommunikation mit dir. Geht es um vorvertragliche Maßnahmen für einen möglichen Vertrag mit dir, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen oder wenn du für ein Unternehmen handelst, verarbeiten wir die Angaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung geschäftlicher Kontaktanfragen.

Die Formularinhalte werden serverseitig geprüft und über den E-Mail-Dienst Resend an reqavio@gmail.com übermittelt. Deine E-Mail-Adresse dient als Antwortadresse (Reply-To), nicht als Absender. Der aktuelle Versand verwendet einen von Resend zugelassenen Testabsender. Bei direkter Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir deine Absenderadresse, den Nachrichteninhalt und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge für denselben Zweck. Bitte sende keine Gesundheitsdaten, Zugangsdaten oder personenbezogenen Daten deiner Kunden. Es gibt keine automatische Bestätigungsmail, keine Newsletter-Anmeldung und keine Weitergabe an ein KI-Modell zur Auswertung der Pilotanfrage.

5. Resend und das Empfängerpostfach

Für den E-Mail-Versand setzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA) ein. Dabei erhält Resend den Nachrichteninhalt einschließlich der Formularangaben, Empfänger- und Antwortadresse sowie technische Versanddaten. Resend beschreibt die Verarbeitung im Data Processing Addendum. Resend wird für die Nachrichtenübermittlung als Auftragsverarbeiter eingesetzt; das veröffentlichte DPA ist Bestandteil seiner Nutzungsbedingungen. Es werden keine Öffnungs- oder Klicktrackingfunktionen durch den Formularcode aktiviert.

Die empfangenen Anfragen werden im derzeit verwendeten privaten Gmail-Postfach des Verantwortlichen gespeichert. Google verarbeitet dabei Nachrichteninhalte und technische Kommunikationsdaten nach den für das Konto geltenden Bedingungen. Anbieter für Nutzer im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Informationen dazu: Google-Datenschutzerklärung. Ein geschäftliches Google-Workspace-Konto oder eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung für dieses private Gmail-Konto wird hier nicht behauptet.

Für dieses kostenlose Gmail-Konto bietet Google keinen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Google beschreibt seine eigene Verarbeitung in den verlinkten Datenschutzhinweisen. Ein Vertrag für Google Workspace gilt nicht automatisch für dieses Konto.

6. Schutz vor Spam und Mehrfachübermittlung

Ein unsichtbares Zusatzfeld (Honeypot), serverseitige Prüfungen und eine Begrenzung wiederholter Anfragen schützen das Formular. Dafür bildet die Anwendung eine gehashte Kennung aus IP-Adresse und Zeitfenster, ersatzweise aus einer vorhandenen Plattform-Nutzerkennung. Hashwerte sind hierbei keine zugesicherte Anonymisierung. Die Datenbank speichert diese Kennung, einen Zähler und einen Ablaufzeitpunkt.

Zur Vermeidung doppelter Sendungen speichert sie außerdem eine zufällige Übermittlungskennung, einen Hash der Formulardaten, den Verarbeitungsstatus und gegebenenfalls die Nachrichten-ID des Versanddiensts. Namen, E-Mail-Adressen und Nachrichtentexte werden nicht zusätzlich als Lead-Datensatz in der Website-Datenbank gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigte Interessen sind Missbrauchsschutz und die Vermeidung ungewollter Mehrfachsendungen.

7. Speicherdauer und Löschung

Die eigenen technischen Rate-Limit-Einträge haben eine Gültigkeit von 15 Minuten; Übermittlungskennungen und Statusdaten laufen nach 24 Stunden ab. Abgelaufene Einträge werden bei weiteren Formularaufrufen schrittweise gelöscht. Ohne weitere Aufrufe können abgelaufene Datensätze länger physisch gespeichert bleiben; ein regelmäßiger, vom Besuch unabhängiger Löschlauf ist noch nicht eingerichtet.

Nachrichten im Empfängerpostfach werden so lange benötigt, wie die Anfrage und ihre Nachbearbeitung andauern. Anschließend sind sie zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkret erforderliche Aufbewahrung zur Rechtsverteidigung entgegenstehen. Für erfolglos abgeschlossene Pilot- und allgemeine Kontaktanfragen gilt als Löschregel: spätestens sechs Monate nach Abschluss der Kommunikation; das Postfach ist hierzu monatlich zu prüfen. Diese Löschung im Postfach erfolgt manuell, nicht durch die Website. Werden aus einer Anfrage Vertragsunterlagen oder aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe, werden nur die erforderlichen Unterlagen für die jeweils geltende gesetzliche Frist aufbewahrt (insbesondere sechs Jahre für aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe). Bei einem konkreten Rechtsstreit kann eine längere, auf diesen Zweck beschränkte Aufbewahrung erforderlich sein. Nicht jede unverbindliche Anfrage ist ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief.

Resend nennt für aktive Free-, Pro- und Scale-Konten eine Aufbewahrung von E-Mail- und Protokolldaten von 30 Tagen. Resend nennt zusätzlich eine siebentägige Aufbewahrung von Backups. Für Hosting-Sicherheitsdaten richtet sich die Dauer nach dem Bereitstellungszweck, der Untersuchung konkreter Sicherheitsvorfälle und gegebenenfalls gesetzlichen Pflichten; eine feste, vom Betreiber konfigurierbare Protokollfrist ist für diesen Sites-Auftritt nicht ausgewiesen. Die Vertragsbeendigung und die Rückgabe oder Löschung gehosteter Daten sind im Sites-DPA geregelt. Bei Gmail werden gelöschte Nachrichten zunächst im Papierkorb vorgehalten; dessen Leerung und die anschließenden Anbieterprozesse sind bei der Löschung zu berücksichtigen. Resend-Informationen zur Aufbewahrung.

8. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei der eingesetzten Plattform, Infrastruktur und den E-Mail-Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland oder der EU wird nicht zugesagt. Resend verweist für entsprechende Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln im DPA. Das Sites-DPA sieht für Übermittlungen von OpenAI Ireland an Empfänger außerhalb des EWR Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Google erläutert in seinen Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen insbesondere den EU-US Data Privacy Framework für erfasste Übermittlungen an Google LLC und gegebenenfalls Standardvertragsklauseln. Ein Angemessenheitsmechanismus für die Übermittlung ersetzt keinen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Informationen und Kopien einschlägiger Garantien kannst du über die oben genannte Kontaktadresse anfragen.

9. Cookies, Browser-Speicher und Beispieldemo

Der selbst entwickelte Website-Code setzt keine Analyse- oder Werbecookies ein und verwendet keinen dauerhaften Local Storage. Formularfelder und die Übermittlungskennung werden im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite gehalten. Der Download des bearbeiteten Demo-Entwurfs wird im Browser erzeugt; sein Inhalt wird dafür nicht an einen KI- oder Versanddienst übertragen.

Davon zu unterscheiden sind technisch erforderliche Anmelde-, Sicherheits- oder Sitzungsfunktionen der Hostingplattform. Diese werden von den Plattformanbietern verwaltet und richten sich nach deren Anmelde- und Sicherheitseinstellungen. Für einen Zugriff auf dein Endgerät, der für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den oben beschriebenen Rechtsgrundlagen. Die Website verwendet keine eigenen optionalen Trackingdienste; sollte sich das ändern, werden diese erst nach einer gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung geladen. Es sind keine extern eingebundenen Schriftarten, Videos, Social-Media-Plugins oder Analysewerkzeuge im eigenen Seitenquelltext eingerichtet. Externe Informationslinks öffnen die jeweilige Drittseite erst beim Anklicken.

10. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wende dich dafür an reqavio@gmail.com.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für den Verantwortlichen in Stuttgart ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg ein Ansprechpartner.

Die Website trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich und führt kein entsprechendes Profiling durch.

11. Sicherheit und Änderungen

Die Website ist über HTTPS erreichbar. Der Versandschlüssel wird serverseitig verwaltet und nicht an deinen Browser ausgeliefert. Der Formularendpunkt prüft Eingaben, Herkunft und Größe der Anfrage und begrenzt wiederholte Übermittlungen. Ein vollständiger Schutz der Datenübertragung im Internet kann nicht garantiert werden.

Wenn sich Funktionen, Anbieter oder Datenflüsse ändern, wird diese Erklärung entsprechend angepasst. Der Anschluss der eigenen Domain ändert für sich genommen weder den Zweck der Anfrageverarbeitung noch den Empfänger deiner Anfrage. Für einen späteren Softwarepilot mit Zugriff auf echte Kundenpostfächer werden die dafür erforderlichen gesonderten Datenschutzinformationen und Vereinbarungen vor dessen Beginn bereitgestellt.

Stand: 25. Oktober 2026